Estas iniciando tu emprendimiento y de pronto te topas con estas preguntas ¿cuánto tiempo le dedico al marketing? ¿cuándo hay que desarrollar un plan de negocios? ¿tengo que hacer un estudio de mercado? ¿tengo que contratar a alguien que me haga mi página web?¿tengo que administrar mis redes sociales? ¿mi contabilidad? ¿lo legal?; y así es una lista interminable de cosas que requieren tu absoluta atención y pocas horas al día para verlo todo.

Uno de los pilares más importantes para determinar el éxito de tu negocio es la buena administración del tiempo. El tiempo, en sí mismo no es un recurso, y lamentablemente no lo puedes comprar, sin embargo, todos los recursos dependen de la buena administración que hagas de él.

¿Sabías que generalmente solo el 5% del tiempo que le dedicas a tu producto le aporta valor añadido? El 95% restante es tu área de oportunidad. Pero tienes que aprender a distribuir tu tiempo y utilizar tus recursos de la mejor manera posible.

Es común que muchos emprendedores tengan problemas para adecuar su nuevo horario, lo cual puede provocar un desbalance en la vida diaria, el estrés y un posible fin de tus actividades empresariales. Aprender a gestionar correctamente tu tiempo es fundamental para aumentar tus resultados, ya que para la mayoría de emprendedores, administrar sus horarios resulta una de las cosas más difíciles de afrontar.

El principal problema vinculado al factor tiempo en los negocios es el síndrome de apagar fuegos; generalmente un nuevo negocio sufre varios percances a diario que tienen que ser solucionados para poder seguir con el negocio; lamentablemente, esto nos lleva a que tu agenda emprendedora esté llena de tareas desordenadas que te ocupan todo tu día, pero no de planificación.

Si no tienes tiempo para planificar todos los aspectos de tu negocio y qué tiempo vas a dedicarle a cada uno de ellos, se te irán los días tratando de medio resolver todos los problemas que se van presentando, sin que en realidad tengas un avance; no tener el equipo de personas adecuado, no tener las herramientas tecnológicas correctas, no tener una organización empresarial adecuada a tu negocio; entre otros, son los principales responsables de que no te «abunden los días» y termines trabajando 24/7, te frustres y te quemes antes de ver los resultados de tu emprendimiento.

A continuación, te dejamos algunos tips para administrar mejor tu tiempo y sacarle el provecho a todos los recursos de tu empresa.

1. Planifica

Como ya lo comentamos antes, muchos días se nos pasan en tratar de ir resolviendo lo que sale, sin realmente tener un plan de lo que vamos a hacer. Planificar tus días, es decir crear listas de tareas, priorizar, tener metas por día, por semana y por mes del avance de tus proyectos.

Agrupar temas parecidos y organizar tu semana dándole un día específico a determinado grupo de tareas, por ejemplo dejar dos días de la semana para nuevos clientes, dos días para proyectos antiguos y un día para darle continuidad a temas de marketing y contables. Una reunión semanal con tu equipo de trabajo para ver el avance de sus proyectos, una reunión mensual con tu abogado y tu contador, para asegurarte que todos los temas de tu empresa están en orden. Y sí, dejar días asignados para tu desarrollo personal y el de tu familia, asignar días para tu estudio, días para pasar con la familia y amigos, días para descansar, por más controlador que esto parezca, te ayudará a priorizar y tener un objetivo específico que cumplir cada día.

2. Usa la tecnología a tu favor

Busca y contrata las mejores herramientas tecnológicas que se adecuen a tu negocio, utiliza las redes sociales como plataforma para dar a conocer tu empresa, ten un plan estratégico de marketing digital, etc., lo que debes tomar en cuenta es, si no tienes el conocimiento digital necesario, contratar a alguien que lo haga por ti y te ayude a formar una estrategia real, es tu mejor opción, así no inviertes tiempo en tratar de descifrar cómo funciona la publicidad en Facebook o Instagram, pero sí la utilizas.

Otro punto de la tecnología, es tener aplicaciones en tu celular que te ayuden a planificar tus días, utilizar calendarios, recordatorios, y en general cualquier aplicación que te ayude a realizar tus tareas con mayor rapidez, es un beneficio constante.

Algo que tienes que tomar en cuenta, es que la tecnología además, te ayuda a sistematizar procesos, que automáticamente te ahorrarán tiempo y te permitirán dedicarlo a otras cosas que tu negocio necesita, automatizar cobros, pagos y entregas, tener una tienda en línea, tener una página web generando contenido constante, tener una aplicación para los mensajeros que realizan las entregas a tus clientes, un sistema de inventarios etc., todas estas herramientas tecnológicas te ayudarán a tener más control y realizar las tareas de forma más eficiente.

3. Minimiza tus reuniones

Ya que hablamos de automatizar tus procesos, evita el uso excesivo de reuniones; esta es una práctica antigua y generalmente los clientes prefieren abusar de este tipo de recurso; no puedes pretender que el tiempo te alcance para todo si estas en reunión el 80% del día; tienes que aprender que no todo necesita una reunión para resolverse, tanto con tu equipo de trabajo, como con tus clientes.

Al planificar tu agenda, deberás darle prioridad a las reuniones que sí son necesarias, y en el tiempo de la reunión deberás intentar ser lo más congruente y concreto posible, utilizar el tiempo cara a cara con tu equipo y con tu cliente únicamente para afinar y concluir detalles; es importante enseñar tanto a las personas que trabajan contigo, como a quiénes contratan tus servicios que hay otros mecanismos, como los correos electrónicos y las vídeo llamadas, que pueden tener el mismo efecto que una reunión, y que economizarán el tiempo, no sólo el tuyo, si no el de ellos también.

4. Mantén registro de tu progreso

Si estas trabajando varios proyectos, es importante que tengas un registro del avance de cada uno, para que tengas presente el control de los pendientes, entre más ordenado seas con tus «to do list» perderás menos tiempo y además correrás menos con las fechas de entrega, ya que podrás planificar tu tiempo de trabajo.

5. Asigna tiempo para tu vida diaria

Como ya comentamos planificar es vital para poder aprovechar el tiempo, y dentro de tu planificación debes asignar un tiempo para tener calidad de vida.

Si bien, la mayoría de tu tiempo debe estar enfocado a tu emprendimiento, no debes dejar de lado tu vida familiar y con tus amigos, tus hobbies y proyectos personales que no tengan nada que ver con tus negocios; pasar tiempo con tu pareja, con tus hijos, con tu mascota, viajar, aprender cosas nuevas, comprar ese auto de lujo y la casa de tus sueños; todo esto que te hará disfrutar los logros que vas alcanzando, sean grandes o pequeños, si tu emprendimiento no te da una mejor calidad de vida, no solo en lo material, si no a nivel personal y emocional, quiere decir que no tienes un equilibrio, lo que hará que te frustres y dejes de lado todo el esfuerzo que estás haciendo.

Deja de perder tu dinero, perdiendo el tiempo, y empieza a planificar, a priorizar y a sacarle provecho a todas las horas del día, si eres ordenado y sabes encontrar el equilibrio, podrás hacer de la aventura de emprender algo más que solo tener un negocio, si no además crear tu propio estilo de vida.