Para empezar, debes tener claro en qué consiste esta herramienta; un organigrama es la representación gráfica de la estructura interna de tu empresa. Esta herramienta contiene información sobre los departamentos, personas, funciones, relaciones, jerarquías etc.; sobre tu negocio y como van entrelazadas unas con otras.

Un organigrama empresarial representa la estructura organizativa de tu negocio, define los roles de cada colaborador y detalla la línea jerárquica en la compañía. Crear el organigrama de tu empresa es una ayuda visual para delegar tareas, responsabilidades y obligaciones dentro del giro de tu negocio. Este es indispensable para conocer que función cumple cada persona dentro de tu estrategia de marketing, como emprendedores así puede conocer que parte del trabajo necesitas delegar antes de sofocarte en muchas tareas por hacer sin tiempo cuando hacerlas.

Para poder crear un organigrama que sea adecuado a tu empresa toma en cuenta que el mismo informará a todos tus colaboradores de forma oficial qué departamentos hay en tu empresa por lo que es importante que elijas el mejor diseño y herramienta que se adapte a tu negocio, aquí te explicaré más sobre los tipos de organigramas y sus funciones.

Tipos de Organigramas

Existen varios tipos de organigramas, tantos como herramientas digitales y programas existen; lo importante es que encuentres la forma más concreta de mostrar a tus colaboradores y a los externos de tu empresa, cómo ésta funciona y lo más importante, que la información sea tan clara que no de lugar a confusiones para quienes trabajan contigo.

1. El Organigrama Jerárquico

Este diagrama inicia en lo más alto y se desarrolla hacia abajo en la cadena de mando. La línea vertical entre individuos indica que la persona que se encuentra directamente arriba ejerce supervisión sobre quien se encuentra por debajo. Este organigrama muestra también de manera horizontal la relación entre personas que tienen las mismas responsabilidades y línea de mando.

Muchas Pymes utilizan este tipo de organigrama para sus empresas, ya que es una opción simple de presentar y de expandir a medida que la empresa vaya creciendo.

      2. Organigrama Funcional

Una vez tu negocio haya crecido lo suficiente para tener varios departamentos y sub departamentos, puedes convertir tu organigrama en uno funcional; este tipo de diagrama muestra a la cabeza de cada departamento y todas las personas que dependen de él o ella; al igual que un diagrama jerárquico muestra quien es el responsable de cada proceso con un una ligera diferencia en el contenido. 

En un organigrama funcional se describe a cada persona, por ejemplo cada cuadro o imagen debe contener:

• Nombre del empleado
• Departamento al que pertenece
• El puesto que desempeña
• La descripción breve de sus funciones o atribuciones
• Su ubicación (si está en la sede central de la empresa o alguna sucursal)
• Sus datos para contactarlo (dirección, teléfono o extensión, celular, email)
• Su foto

Mientras que en un organigrama jerárquico es suficiente con poner el nombre de los colaboradores, en el funcional será necesario hacer un breve perfil sobre cada uno. 

3. Organigrama Matriz

Un organigrama matriz o de funciones cruzadas, es una herramienta útil cuando los colaboradores deben responder a varios supervisores. Como en un organigrama jerárquico, se muestra quien es el supervisor inmediato y las relaciones entre los empleados, pero también debe mostrar el manager de cada proyecto, de cada equipo y de cada departamento; muestra la cadena y como se relacionan todos los que participan en un departamento o proyecto y como se entrelazan con el líder.

 

(imagen de HubSpot)

4. Organigrama Circular

Este organigrama ha ido ganando presencia en los nuevos modelos de negocio, ya que muestra de una manera más dinámica cómo funciona la compañía; la idea detrás de esta herramienta es mostrar de una forma equitativa a todos los empleados alrededor de la empresa, ninguno tiene un papel más importante que otro, sólo diferentes responsabilidades, pero todos tienen un rol importante y lo desarrollan hacia el mismo objetivo común. 

(imagen Fundera Inc.)

Pasos para hacer tu organigrama 

Ahora que ya tienes la información general que te puede guiar para empezar este proceso de diagramar la estructura de tu empresa, puedes seguir estos simples pasos:

1. Analiza tu empresa y elige: 

Ahora que ya sabes que tipos de organigramas puedes usar, es momento de elegir cuál se adapta a tu empresa en su situación actual; recuerda que es tu empresa y no todo está escrito en piedra, puedes empezar con un modelo de base e ir  adaptándolo a tu modelo de negocio; lo que tienes que procurar, es que la herramienta que utilices sea funcional para tu negocio. 

2. Colecta información: 

Luego de que has elegido que tipo de organigrama utilizar, es importante tener a la mano toda la información que necesitas, es decir, deberás de hacer una lista de los empleados de tu compañía y crear un perfil de cada uno con la información más relevante. Esta información deberás organizarla por departamentos, podrás tener las hojas de vida de tus colaboradores y archivarlas de manera digital, siempre agrupándolos por responsabilidades y funciones dentro de la empresa. 

3. Completa tu organigrama empresarial: 

Con toda la información a la mano podrás ir definiendo de manera ordenada cada uno de los departamentos y los responsables, definiendo las funciones de cada puesto. Recuerda que tu organigrama es la forma visual de presentar la estructura de tu compañía, tanto a tus colaboradores, como a gente externa; sin embargo puedes desarrollar toda la información y diseñar tu manual interno de funciones y representarlo de manera resumida en tu organigrama. 

Toma en cuenta que en la actualidad hay muchas herramientas digitales que pueden facilitarte el trabajo, esto te permitirá ir adaptando tu diagrama a las necesidades de tu empresa conforme vaya creciendo. 

Recuerda que aunque estés iniciando el camino emprendedor, debes ir plasmando toda tu estructura y plan de negocio, lo que te permitirá ir haciendo estrategias para contratar a tu personal y para desempeñar las funciones que sean necesaria; aunque por el momento seas sólo tú, haz tu organigrama y junto con tu emprendimiento, observa cómo va creciendo

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